Dopo gli ultimi approfondimenti sui ruoli chiave che compongono un team di sviluppo Agile, mettiamo ora in evidenza un altro aspetto fondamentale per ottimizzare il raggiungimento degli obiettivi: l’automazione dei processi aziendali.
Parliamo dell’Automazione dei Processi, partendo dalla sua definizione per poi analizzarne le applicazioni pratiche.
Snellire le attività ripetitive
L’automazione dei processi implica l’utilizzo di software “intelligenti” in grado di eseguire in modo automatico le attività ripetitive, sostituendo gli operatori umani nella realizzazione di determinati processi. Rappresenta quindi un elemento basilare nelle strategie di trasformazione digitale e serve a ottimizzare i flussi di lavoro e incrementare l’efficienza operativa.
Tradotto in parole semplici: l’automazione permette di migliorare e velocizzare tutta una serie di attività che prima erano svolte da operatori e che in questo modo diventano molto più rapide, precise e (quasi) a prova di errore.
Uno degli ambiti di applicazione in cui è più immediato apprezzare il valore e l’utilità dell’automazione dei processi è per esempio l’attività di scambio di documenti e file, ma le declinazioni possibili sono numerosissime.
Altri esempi di task che possono essere automatizzati con successo sono l’onboarding di nuovi dipendenti o clienti, i processi di data entry e tutte le altre attività legate alla registrazione, catalogazione ed estrazione dei dati.
Grazie all’automazione, queste attività vengono svolte fino a 8 volte più velocemente e con un margine di errore minimo rispetto a quanto accade quando a occuparsene sono gli operatori umani.
L’introduzione di strumenti per l’automazione dei processi ha rappresentato un’innovazione determinante soprattutto nel caso di progetti a cui collaborano tanti professionisti, magari provenienti da più team e che fanno parte di decine o addirittura centinaia di aziende diverse sparse per il mondo.
Soluzioni per l’automazione
Per ottimizzare e automatizzare i processi esistono sia soluzioni pronte all’uso che hanno bisogno “solo” di un setup iniziale, sia soluzioni customizzate: in questo caso il committente può richiedere la creazione di software con specifiche caratteristiche d’uso.
Bisogna stare attenti però a non sopravvalutare l’immediatezza delle soluzioni preconfezionate, perché nella realtà anche questi strumenti che sembrano essere “plug & play” hanno bisogno della supervisione e del lavoro di tecnici specializzati, in grado di impostare le piattaforme per l’uso desiderato.
Al primo posto tra le soluzioni più efficaci troviamo le varie app della suite dedicata all’automation di Microsoft Power Platform, di cui siamo partner e ambassador ufficiali.
Tra le tecnologie più diffuse per l’automazione dei processi troviamo anche:
- Robot Framework
- UI Path
- Automation Anywhere
- Blue Prism
A prescindere dallo strumento, è importante comprendere che l’automazione dei processi è preziosa per snellire e velocizzare numerose attività, come ad esempio tracciare le richieste di approvazione o effettuare il controllo del corretto riempimento di date e campi, riducendo al minimo il margine di errore.
L’obiettivo principale è riuscire a ottimizzare lo spreco di tempo e di risorse che spesso comportano i task facili e ripetitivi.
Il vantaggio è non solo una maggiore efficienza nella raccolta dei dati, ma anche nella loro consultazione, visto che con un hub per i file condivisi è possibile reperire qualsiasi informazione o documento in pochissimi clic, tenendo sempre sotto controllo ogni fase di lavorazione del processo.
Perché hai bisogno di un partner specializzato per automatizzare correttamente i tuoi processi aziendali?
Impostare l’uso degli strumenti per l’automazione dei processi necessita di risorse tecniche specializzate, quindi il primo motivo è legato alla professionalità richiesta per il setup.
La stessa Microsoft suggerisce alle aziende di farsi affiancare da specialisti e tecnici, ma prima ancora c’è bisogno di capire quale può essere la soluzione ottimale e per farlo è necessario effettuare un assessment tecnologico.
Il motivo è che non è possibile parlare di ottimizzazione se prima non sappiamo cosa ottimizzare e come farlo al meglio.
Cosa può fare Hermes per aiutarti ad automatizzare i processi?
Prima di selezionare un determinato strumento bisogna sempre valutare le necessità del cliente.
Il progetto potrebbe avere bisogno di sistemi personalizzati, e noi abbiamo tutto il know-how per aiutarti nel setup di piattaforme preconfezionate, ma possediamo anche le risorse per creare (se necessario) applicazioni low code o più complesse.
Tutto dipende dall’equilibrio tra disponibilità di tempo, capacità di spesa e necessità di avere una soluzione pronta e funzionante nel minor tempo possibile.
A prescindere dalla soluzione scelta, l’obiettivo è permettere sempre il massimo livello possibile di automazione dei processi, da quelli più semplici a quelli più complessi, in modo che l’azienda possa concentrarsi su altri aspetti del business, senza disperdere le energie del team.
Chi si occupa di automazione all’interno dei nostri team?
Per definire e impostare le attività che mirano all’automazione dei processi entrano in gioco diverse figure specializzate, incaricate di varie fasi di lavorazione interconnesse:
- analista di processo e/o business analyst hanno il compito di analizzare e definire i processi aziendali del cliente, alla ricerca di possibili colli di bottiglia da automatizzare, migliorare e snellire
- solutions architect e/o process automation engineers fanno un assessment tecnologico per stabilire in che modo mettere la tecnologia al servizio del business e qual è la soluzione migliore per ogni caso specifico
- sviluppatori no code/low code vanno concretamente a impostare o addirittura creare da zero nuove soluzioni personalizzate che rispondano alle necessità emerse nei passaggi precedenti
- infine il quality tester, che può essere un membro del team o una figura esterna e ha il compito di validare la soluzione e fornire feedback basandosi sul suo utilizzo.
Come si individua la soluzione migliore per te?
I possibili scenari sono principalmente due.
- Se hai già effettuato un assessment tecnologico per la tua azienda o per un progetto, allora probabilmente sai già di cosa hai bisogno, e il team di Hermes può assisterti nell’implementare le soluzioni che hai individuato.
- Se invece la non hai svolto questa fase di indagine preliminare, allora dobbiamo iniziare proprio dall’assessment: un nostro solutions architect procederà a un’analisi dei processi e quindi all’elaborazione di un programma di automazione personalizzato.
Che tu abbia già avviato il tuo processo di analisi e automazione dei processi o che tu voglia semplicemente scoprire quali sono le opportunità per il tuo business, non devi fare altro che metterti in contatto con Hermes per ricevere la tua prima consulenza gratuita.
Potrai richiedere una videocall con un nostro specialist che ascolterà le tue esigenze e raccoglierà gli elementi necessari a indirizzarti verso la soluzione migliore e più sostenibile.
