Analisi dei processi aziendali

Business analyst: l’interpretazione dei dati per lo sviluppo del business

Il ruolo del Business Analyst è fondamentale per analizzare e ottimizzare il lavoro di un team: scopri quali sono le sue funzioni.

Uno dei passaggi fondamentali per rendere sostenibili progetti, idee di business o addirittura intere aziende è riuscire ad avere sempre il completo controllo dei “numeri”.

Questo perché i numeri e tutti i dati a essi collegati sono ciò che permette di tracciare e catalogare tutte le informazioni rilevanti in maniera scientifica e rigorosa.

Purtroppo però nella pratica accade spesso che i clienti non abbiano la piena conoscenza e il controllo dei numeri e quindi dei processi delle loro stesse aziende.

Come si fa allora a tracciare correttamente un processo?

Qual è il modo giusto per prendere decisioni strategiche e operative in maniera asettica e oggettiva, senza farsi influenzare da elementi esterni, pregiudizi e scelte emozionali?

La soluzione è affidarsi a un Business Analyst, una figura specifica che fino ad ora non avevamo ancora menzionato, ma che è sempre più richiesta e infatti è parte integrante dei team di Hermes.

Il vantaggio principale di avere un BA a bordo è che questa risorsa riesce a collegare dati, numeri, statistiche, KPI e tanti altri micro e macro fattori, per stabilire in maniera chiara e soprattutto quantitativa quali sono le opportunità di miglioramento.

Questo vale sia per un macro processo aziendale, come ad esempio la catena di montaggio di uno stabilimento dove si producono automobili, sia per un “pezzetto” di un processo più grande, quale può essere proprio lo sviluppo di un software.

Lean thinking: eliminare gli elementi di disturbo

Per comprendere appieno l’importanza del Business Analyst dobbiamo però fare prima un passo indietro e aprire una breve parentesi sui principi del “lean thinking”,che deriva dalla parola “lean” (snello) e mira quindi a trovare tutti i modi possibili per snellire le procedure e gli sprechi.

Questo concetto basato sull’ottimizzazione deriva dal modello TPS (il sistema di produzione Toyota), che è stato poi riadattato nei singoli settori e rappresenta per tutti una preziosa guida per la gestione efficace di qualsiasi progetto.

Il suo valore fondamentale è permettere l’individuazione e quindi l’eliminazione degli elementi di “disturbo” del processo, quelli che rallentano o rendono inefficiente il raggiungimento dell’obiettivo finale.

Nel gergo tecnico questi disturbi sono definiti e identificati come MUDA (spreco/scarto), MURA (irregolarità) o MURI (sovraccarico).

Ci concentriamo qui sul concetto di “MUDA” (termine che viene dal giapponese e significa “disonore”, ma qui viene inteso come “spreco”), i cui punti chiave da ricercare e analizzare sono:

  • T (Transportation) – Sprechi derivanti dalle modalità di trasporto
  • I (Inventory) – Sprechi nella gestione degli stock
  • M (Motion) – Spreco di movimento
  • W (Waiting) – Inefficienze nei tempi di attesa
  • O (Overproduction) – Eccesso di produzione non richiesta
  • O (Overprocessing) – Eccesso di lavorazioni sul prodotto
  • D (Defects) – Eccesso di scarti di fabbricazione per difetti nel prodotto finale

Infine, ultimamente si è aggiunta una “nuova” voce denominata S (che sta per skills), la quale sottintende il rischio del mancato o errato impiego di una risorsa per mansioni che non sono in linea con la sua preparazione.

Il ruolo del Business Analyst

L’importanza dell’attività e della presenza del Business Analyst si concretizzano proprio nella sua capacità di riuscire ad analizzare a fondo ognuna di queste voci, per riuscire a fornire a chi ha il potere decisionale e di gestione un quadro chiaro sugli eventuali colli di bottiglia dei processi attuali.

Inoltre ha il vantaggio di riuscire a indicare anche quanto costerebbe implementare determinate modifiche, perché il primo scoglio da superare resta sempre la sostenibilità di ogni proposta di miglioramento.

Un ulteriore aspetto positivo è dato dal fatto che l’adozione di un modello basato sulla metodologia Agile permette anche di valutare retroattivamente l’impatto delle modifiche proposte, così da ottimizzare continuamente il processo e quindi anche il prodotto finale.

Problemi e soluzioni

Un classico esempio dell’importanza del ruolo del Business Analyst lo abbiamo quando un cliente si lamenta dell’eccessiva lentezza nella delivery da parte degli sviluppatori: la soluzione passa proprio dalle mani del BA, che sarà chiamato a fare uno sprint di crescita, volto a capire cosa non sta funzionando e cosa può essere ottimizzato.

Nel caso di questo specifico esempio, una delle soluzioni che il BA può adottare è cronometrare letteralmente il tempo impiegato da ogni singolo membro del team nelle varie fasi, così da tracciare ed individuare eventuali intoppi e rallentamenti.

Se ad esempio il BA si accorge che il 50% del tempo viene utilizzato solo per portare a termine dei test, è chiaro che bisogna ragionare sulla loro effettiva utilità e su come riorganizzarli.

Il punto della questione però è che se questi test che portano via così tanto tempo sono assolutamente necessari per rispondere agli standard qualitativi richiesti dal cliente stesso, allora bisogna fare un passo indietro.

Infatti, pur avendo individuato la causa, al momento non si può cambiare la performance del team senza andare a modificare a monte alcune variabili di questa “equazione” tra lavoro e tempo.

La proposta finale elaborata dal Business Analyst potrebbe essere allora quella di modificare il processo.

Potrebbe per esempio proporre l’eliminazione di test ridondanti, di modo che sia possibile risparmiare tempo (con un numero minore di test) senza compromettere la qualità e il risultato finale, perché di fatto molti test permettono di valutare indirettamente più fattori.

Infine, in questo modo si ottiene il beneficio di riuscire ad accontentare il cliente, che viene informato dei cambiamenti e può apprezzare la maggiore velocità di delivery in cambio di un prodotto che ha ricevuto meno testing, ma che mantiene intatto il suo livello di qualità finale.

Ovviamente il cliente ha anche la facoltà di rifiutare le modifiche al processo e lasciare tutto così com’è, ma almeno si sarà proposta una soluzione per velocizzare il lavoro del team senza danneggiarlo né costringerlo a lavorare sotto pressione, nonostante stesse svolgendo un lavoro perfetto.

La cosa importante però è che ogni singola analisi, proposta e modifica avvenga sempre e solo sulla base di dati oggettivi, perché è solo attraverso di essi che si può decidere la strategia operativa migliore.

In questo modo il Business Analyst, che nel team Agile coincide con la figura dello Scrum Master, diventa una figura centrale di ogni progetto di sviluppo software, perché anche se non ha skills strettamente legate alla programmazione, il suo apporto è prezioso per guidare il team verso soluzioni veloci, sostenibili ed efficaci.


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